Voici les étapes indispensables pour bien préparer son évènement en direct sur internet.

 

La captation d’un évènement en live est un exercice particulier car il reprend les codes des plateaux TV, sauf que la plupart du temps les intervenants ne sont pas habitués à l’exercice.

Afin de mettre toutes les chances de ton côté je te donne toutes mes astuces pour le préparer au mieux.

Cela se déroule en 5 étapes qui vont t’assurer que tout soit prêt le jour J :

1. Envoyer les invitations et le lien de connexion.
2. Préparer les médias que tu vas diffuser.
3. Créer un conducteur.
4. Repérer les lieux.
5. Répéter avec les intervenants et la technique.

Inviter les spectateurs à se connecter

C’est l’une des parties que l’on a tendance à négliger.

En effet, il ne suffit pas d’envoyer un mail à quelques jours de l’évènement pour s’assurer que le public va se connecter.

En amont du live, il est important de communiquer de nombreuses fois et de manières différentes pour s’assurer de la présence d’un maximum de personnes.

Ce que je recommande généralement est de créer un plan en 6 étapes.

• 1 mois avant avec un save the date.
• 2 semaines avant avec le programme.
• 1 semaine en amont pour mettre en avant les invités ou une thématique en particulier.
• J-3 pour insister sur les bénéfices de sa participation.
• J-3 pour rappeler que les participants peuvent interagir avec les intervenants.
• La veille pour rappeler les horaires et modes de connexion.
• 1h avant l’évènement pour être sûr que les personnes soient bien présente.

Je sais que cela peut paraître beaucoup, mais en donnant des informations régulières, ton évènement reste dans l’esprit de ton public.

Pour rester intéressant, tu varies les informations qui vont faire monter l’envie de participer et même un certain FOMO (peur de rater l’évènement).

Tu peux aussi varier le canal de diffusion avec par exemple des relances par email, sur les réseaux sociaux et même sur WhatsApp.

Créer tes médias à diffuser le jour J

Pour que ton évènement soit intéressant et dynamique, je te conseille de créer au minimum 4 types de vidéos plus celles qui sont propres à ton contenu.

1. La vidéo d’attente.
   Comme son nom l’indique, elle fait patienter ton audience avant le début de ton émission en direct. Elle va rappeler les thèmes abordés, la méthode de connexion pour l’intéraction et tous les éléments important pour le bon déroulement de ton évènement.
2. La vidéo de lancement.
   Elle lance le début de ton émission. D’un rythme différent, elle est importante notamment pour les premiers spectateurs qui n’ont gardés que le son. D’une durée de quelques secondes, elle n’a d’autre utilité que de signaler le commencement.
3. Des vidéos de transition.
   S’il y a bien une chose moche à l’écran, c’est les changements d’intervenants. Lorsqu’une personne quitte la scène et que le spectateur attend que le suivant se prépare. Autant en présentiel il n’y a pas le choix, autant pour une captation en live, l’écran de transition permet de cacher la technique et de donner des informations intéressantes. Ce peut être le nom de la séquence à venir avec les intervenants par exemple.
   Attention à la faire assez longue pour que les personnes aient le temps de s’installer, sans que ce soit trop long et ennuyeux.
4. La vidéo de fin
   D’une durée variable son but est de remercier l’audience de sa participation et de donner les informations essentielles tels que l’accès au replay ou un appel à l’action (abonnez-vous, contactez-nous, …)

Toutes ces vidéos ont pour but de créer une émission en direct captivantes pour le spectateur à distance dans le but de maintenir son attention le plus longtemps.

N’oublie pas que sur internet, nous sommes tous mis en concurrences avec les réseaux sociaux, les diverses notifications et notre environnement externe.

A toi de créer un évènement qui soit assez intéressant et rythmé pour garder ton spectateur jusqu’au bout.

 

Créer un conducteur

Le conducteur est un document indispensable au bon déroulement de ton émissions. Il regroupe toutes les actions, textes et médias de ton émission en direct.

Il est communiqué à toutes les personnes participant à ton live, que ce soit les techniciens et les intervenants.

Il permet également de vérifier le timing de chaque personne pour être sûr de rester dans la durée prévue.

Le conducteur est créé en partenariat avec la boite de production et le client. Selon la complexité de l’évènement, une personne peut être dédié pour le suivre durant le live de l’émission, son poste est toppeuse.

Si le sujet t’intéresse, tu peux retrouver l’article que j’ai créé ici :https://unikproductionlive.com/le-conducteur-d-un-evenement/

Tu peux demander ton modèle gratuit en bas de la page

Repérer les lieux

Le repérage est crucial pour le bon déroulé de ton évènement.

Il permet de vérifier la connexion internet (sinon, pas de live) et de prévoir l’installation de l’équipe technique, des invités, du traiteur, etc.

Les repérages te feront gagner un temps précieux le jour J, car chacun saura où et comment s’installer.

Ils permettent aussi de prévoir le matériel adéquat car chaque lieu à ses particularités (protection des sols ou des murs, longue distances de câbles, endroit pour ranger ou non le matériel).

Lors des repérages, tu peux également t’appuyer sur l’expertise de l’hôte pour te conseiller sur les meilleurs mises en place car après tout, il le connaît mieux que personne !

Faire des répétitions avant son évènement

Les répétitions sont très importantes pour le bon déroulé de ton émission en direct.

Autant sur un plateau TV les intervenants sont des professionnels qui sont habitués à l’exercice. Autant nos collègues de bureaux ne sont pas forcément à l’aise face à une caméra.

Les répétitions vont avoir plusieurs atouts

•  Vérifier chaque média (vidéo, musique, PowerPoint).
• Rassurer les intervenants et leur expliquer leurs places et déplacements.
• Vérifier le timing de chaque prise de parole pour tenir la durée prévue.
• S’assurer que chaque personne impliquée connaisse le déroulé de l’émission.

Les répétitions sont également un moment pour s’approprier le lieu et décompresser avant la montée du stresse dû au live.

 

Tu as maintenant tout les informations nécessaires pour réussir ton évènement dans les meilleurs conditions.

Si tu as besoin d’accompagnement pour la création de ton émission en direct sur internet, contacte-nous ici.